Adjointe administrative à l’estimation
Sommaire du poste
Résumé de la fonction
Le titulaire du poste est responsable d’apporter un support administratif à l’estimation au niveau industriel, commercial et institutionnel (ICI).
Tâches principales
- Recevoir les appels pour les soumissions et déterminer brièvement le besoin du client pour diriger l’appel vers le bon endroit en demandant le nom, l’adresse, le #téléphone et le type de toiture (voir «Google Earth» en parlant au client);
- Procéder informatiquement à l’ouverture des dossiers clients conformément aux standards de l’entreprise (adresse du client, image satellite, etc.) ;
- Réaliser le classement de documents et de l'archivage;
- Préparer l’ordre du jour des réunions du département des ventes et tenir les minutes lors de celles-ci;
- Compiler les statistiques des estimateurs (soumissions présentées versus soumissions obtenues) ;
- Effectuer divers rapports, selon les besoins du département ;
- Toutes autres tâches connexes pourront être demandées.
Tâches spécifiques
Soumissions commerciales et industrielles :
- Remettre à son supérieur immédiat la demande d’estimation des travaux du client ;
- Réaliser les documents pour soumissions à partir des informations fournies par les estimateurs;
- Effectuer informatiquement l'ouverture des projets incluant les photos, les plans, les images satellites, etc. ;
- Mettre la présentation de la soumission sur clé USB pour présentation au client.
Soumissions institutionnelles :
- Aller chercher les plans sur les sites FTP pour pouvoir procéder à la soumission ;
- Faire les demandes de cautionnement reliées aux projets ;
- Procéder aux vérifications auprès des municipalités pour les permis et toits blancs.
Exigences
- DEP en bureautique ;
- 5 ans d’expérience à titre d’adjointe ;
- Expérience à l’estimation dans le domaine de la construction ;
- Bilinguisme parlé et écrit avec une maîtrise de l’orthographe et de la grammaire ;
- Connaissance des logiciels de la Suite MS Office.
Atouts
Connaissance d’un logiciel 3D